Edookit usnadňuje školám a rodičům komunikaci už 15 let
Edookit slaví 15 let. Jaké byly začátky tohoto projektu a co vás inspirovalo k jeho vytvoření?
Všichni si určitě pamatujeme dobu, kdy školy využívaly pro svoji práci hlavně papírovou formu a s rodiči se komunikovalo hlavně přes e-mail. To je období před začátkem Edookitu a naší inspirací byla myšlenka na propojení školy a rodiny. Vytvoření systému v cloudu před 15 lety bylo náročné na změnu přístupu uživatelů k online službám. Od začátku myšlenku stále rozvíjíme a dodnes nás inspirují k novým nápadům a funkcím učitelé, žáci i rodiče. Ukázalo se, že jsme se vydali správně moderní cestou a školy, které Edookit využívají, si na papírové dokumenty už ani nevzpomenou.
Můžete popsat, jakým způsobem Edookit propojuje školu s rodiči a jaké konkrétní výhody to přináší?
Propojení školy a rodiny jsme v Edookitu pojali komplexně. Nechtěli jsme vytvořit jen portál se všemi informacemi ze školy. Snahou bylo, aby rodina se školou aktivně komunikovala. Od počátku máme možnost, že rodič odpoví rovnou na udělenou známku a zeptá se například: „Co tam můj syn napsal špatně?“. Učitel může písemku vyfotit a poslat ji rodiči. Tím se udržuje vyrovnaný vztah mezi školou a rodinou. Sdílení fotek ze školních výletů je dnes možné na různých místech, ale nikde to není zabezpečené takovým způsobem jako v Edookitu. Ve vyhrazeném úložišti pouze pro školu, s řízením přístupu a práv, bez možnosti sdílení na sociálních sítích. Myslíme také na smíšené rodiny a cizince. Nemají to v Česku kvůli jazykové bariéře jednoduché. Edookit je proto možné využívat v 26 jazycích, pokud jim třeba učitel pošle zprávu, mohou si ji rovnou přeložit.
Jakým způsobem Edookit změnil správu školní administrativy od svého vzniku v roce 2009?
Edookit posunul práci ve školách a komunikaci s rodiči úplně na jinou úroveň. Všem v první řadě šetří čas. Během uzavřených škol v roce 2020 se ukázalo, že je možné celou školu řídit z obývacího pokoje ředitele až do dětských pokojů žáků. To by bez promyšleného systému nebylo možné. Plná digitalizace přinesla nové funkce, které by papírová žákovská a třídní kniha nemohly nabídnout. Nemyslím tím jen zobrazení obrázků, videí, přímé zpětné vazby. Elektronická verze třídní knihy umožňuje učiteli si zobrazit všechny nezapsané hodiny ze všech třídních knih, kde vyučuje. Souběžně do stejné knihy může zapisovat i jiný učitel třeba 100 km daleko. A vše, co zapíší, vidí rovnou rodič a nemusí se ptát: „Co bylo ve škole?“ Ušetřily se tuny potištěného papíru, snížily se náklady na tisk a spotřeba elektrické energie na škole. Vedení školy má přehled o efektivitě výuky a učitelé se mohou soustředit na učení místo plýtvání času na administrativu.
Jaké jsou klíčové funkce systému Edookit a jakým způsobem přispívají k efektivní správě školních procesů?
Vše začíná rozvrhem hodin a k němu se vše vztahuje. Vyučovací hodina, kroužek nebo družina může mít délku podle potřeby školy, nejen běžných 45 min. Rozvrh je vlastně takovým školním kalendářem. Mění se několikrát týdně, obsahuje školní události jako jsou výlety, hovorové hodiny, suplování učitelů nebo změny učebny. Naplánované hodiny zobrazujeme jak učitelům, rodičům i žákům. Když hodina proběhne, tak učitel ví, že ji má zapsat do třídní knihy nebo mu to Edookit připomene. Zápis do třídní knihy spojí se zadáním domácího úkolu nebo nasdílí výukový materiál. Rodič zase přímo z rozvrhu může avizovat učiteli například návštěvu zubaře. Vše je výhodně propojené až do té míry, že na konci měsíce vygenerujeme výkaz práce učitele.
Co jste museli udělat, aby Edookit mohly využívat školy napříč vzdělávacím systémem?
Edookit je softwarový produkt a jako takový je možné ho použít na více typech škol. Potřeby mateřské školy jsou jiné než základní, střední nebo vyšší odborné školy. Na to vše jsme mysleli a umožňujeme kombinaci několika organizací v jednom systému. Často je to ZŠ s MŠ. Velkou výzvou je správa uživatelských práv, protože každá škola má své procesy nastavené trochu jinak. To jsme museli vyřešit zavedením bezpečnostních pravidel a v praxi to dobře funguje.
V čem spočívá jedinečnost Edookitu ve srovnání s jinými školními informačními systémy na trhu?
Důležitou částí našeho vývoje je spolupráce se školami. Reagujeme na jejich požadavky, a to školám přináší velké výhody. Vidíme, že se procesy mění v čase, a proto je neustále vylepšujeme. Výsledkem této spolupráce je rodičovský portál, který nevyžaduje zasílání připomenutí. Pokud škola pošle rodiči zprávu, zobrazí se mu v boxu „K vyřízení“ a může na ni samozřejmě reagovat. Ať se jedná o platby, omluvenky, potvrzení nebo GDPR souhlasy. Po skončení Covidu jsme registrovali ztrátu motivace žáků a dali jsme jim „Odznaky a XP body pro žáky“. Ty jsou jen pozitivní a máme desítky kritérií, za co žáky chválit. To je jedinečná funkce nejen v ČR, ale i v celé Evropě. Pro učitele je důležité, že Edookit jako jediný systém na trhu vypadá stejně na PC i na mobilu nebo tabletu.
Nemusí se učit pracovat se dvěma nebo více aplikacemi. Jako jediný český systém nabízíme možnost nového hodnocení kompetencí a také tisk vysvědčení z projektu Masarykovy univerzity Vysvědčení JINAK.
Váš systém využívají více než 400 tisíc uživatelů. Jak zvládáte zajištění rychlosti a bezpečnosti systému pro tak velký počet uživatelů?
Pro provoz Edookitu využíváme cloud, který nám umožňuje škálovat potřebný výkon pro stále rostoucí počet uživatelů tak, aby Edookit byl pro všechny uživatele rychlý. Bezpečnost dat uložených v Edookitu je pro nás velkou prioritou, neboť obsahuje osobní údaje, jako jsou jména, fotografie, adresy, rodná čísla a informace o prospěchu, docházce a zdravotním stavu žáků. Přihlašování do Edookitu je zabezpečeno víceúrovňovou autentizací pomocí online služby Plus4U. Veškerá komunikace a přenos dat mezi učiteli a žáky probíhá výhradně prostřednictvím zabezpečeného komunikačního protokolu. O bezpečnost dat se starají bezpečnostní opatření, včetně šifrován�� dat, pravidelných aktualizací a zálohování. To zajišťuje, že data jsou chráněna před neoprávněným přístupem a ztrátou.
„Bezpečnost dat uložených v Edookitu je pro nás velkou prioritou.“
Jak důležitá je pro vás uživatelská podpora a jaké služby v tomto ohledu nabízíte školám a jejich zaměstnancům?
Školní administrativa je v ČR poměrně rozsáhlá. Máme srovnání s jinými státy a vidíme, že na zaměstnance školy jsou kladeny povinnosti, které například v Německu nemají. Všechny naše funkce máme podpořené aktualizovanými uživatelskými návody, instruktážními videi přímo v systému Edookit. Videa jsme natočili bez zvuku, aby si je učitel mohl spustit přímo ve vyučování. Díky získané akreditaci od Ministerstva školství nabízíme školení pro učitele a následně jim vystavujeme osvědčení o absolvování. Tím si učitelé zvyšují svou kvalifikaci, ale především si šetří svůj čas rychlejším zpracováním jejich nelehkých úkolů.
Edookit je dnes využíván stovkami škol. Jak se vám podařilo získat a udržet si důvěru tolika vzdělávacích institucí?
Důvěra se buduje dlouhodobou zkušeností. Každý den poskytujeme servis pro naše zákazníky v podobě rychlého a spolehlivého systému. Plně nahrazujeme papírové dokumenty a uživatelé využívají jejich digitální obdobu v systému. Záleží nám na každém správně zodpovězeném dotazu a vyřešeném problému. Pravidelně Edookit aktualizujeme a přinášíme nové funkce, které uživatelům šetří jejich čas. Co jinde zabere 5 kliků, tak u nás lze udělat na jeden. Náš konzultační tým pracuje aktivně na tom, aby se informace dostaly ke správným lidem a vše fungovalo, jak má. Školy nás mezi sebou doporučují, a to nás velmi těší.
Co byste poradili školám, které stále používají zastaralé systémy a zvažují přechod na Edookit?
V první řadě bych školám poradil, aby se nebály změny. Plně rozumím tomu, že to učitelé nemají jednoduché a pro někoho je třeba náročné měnit po letech postupy, které má naučené. Přechodem na Edookit školy velmi brzy zjistí, jak významné množství času mohou každý den ušetřit. Jsme navíc schopni převést data škol ve velmi krátké době. Není tedy na místě žádný strach z toho, že by učitelé byli dlouhou dobu bez systému. Díky naší uživatelské podpoře, kvalitním materiálům a školením pomůžeme přechod na nový systém zvládnout. Není to změna systému, ale částečná automatizace školních procesů. Nejlepší je sestavit si seznam jejich aktuálních problémů s původním systémem a jejich školní administrativou. S tímto seznamem nás mohou kontaktovat a budeme společně s nimi hledat řešení.
Jak se podle vás bude vyvíjet budoucnost školních informačních systémů a jakou roli v ní bude hrát Edookit?
Budoucnost školních informačních systémů se ubírá směrem ke cloudovým řešením, která nabízejí vyšší flexibilitu, škálovatelnost a bezpečnost. Éra školních informačních systémů, které jsou provozovány na dedikovaných serverech ve školách a spravovány školním informatikem se rychle blíží ke konci. Edookit je v oblasti školních informačních systémů lídrem, protože jde o cloudový systém již od jeho vzniku v roce 2009. Díky nám se školy nemusí starat o údržbu a aktualizace serverů, což mimo jiné snižuje i provozní náklady a umožňuje jim soustředit se na své hlavní poslání – vzdělávání dětí.
Před námi jsou nové výzvy, jako je hodnocení kompetencí na vysvědčení. Podporujeme projekt Masarykovy univerzity v Brně – Vysvědčení JINAK – jako jediný český systém. Dále nás čeká implementace Vize 2030+, včetně tzv. velké revize RVP. Jsme přesvědčeni, že mnoho škol se bez našich služeb v budoucnu neobejde.
Jaké inovace a novinky plánujete v Edookitu do budoucna zavést, aby se systém dále vyvíjel a zlepšoval?
V Edookitu máme velké plány, jakým směrem ho rozvíjet. V nejbližší době to bude první evropské propojení školního systému a digitálních vzdělávacích materiálů Red Monster. Uživatelé využijí své současné přihlášení prostřednictvím Plus4U a nebudou si muset vytvářet nové účty. Pro všechny učitele na školách s Edookitem bude využití materiálů Red Monster zdarma. To je velmi převratný způsob pomoci školám. Pracujeme také na propojení se spisovou službou a integraci s dalšími softwarovými platformami na trhu, jako jsou dveřní systémy, obědové systémy a další.
Kromě toho připravujeme novinky pro rodiče a děti, pro které chystáme prémiové funkce. Díky těmto funkcím budou mít rodiče větší přehled o tom, jak se jejich dětem vede ve škole, jak mohou zlepšit své známky a získají mnoho dalších užitečných informací pro podporu vzdělávání jejich dětí.
Plánujete v budoucnu integrovat do systému Edookit nějaké prvky umělé inteligence? Pokud ano, jak by AI mohla zlepšit správu školních procesů?
Téma umělé inteligence ve školství aktivně sledujeme. V rámci Unicorn Vysoké školy máme výzkumné centrum Al s řadou odborníků. Aktivně s nimi spolupracujeme, abychom uživatelům přinesli co nejlepší výsledky. Rádi bychom uživatelům v dohledné době nabídli možnost pomocí umělé inteligence vyřešit jejich dotazy k Edookitu. AI nám umožní odpovídat i složité dotazy například v noci nebo o víkendech. Přemýšlíme nad implementací AI pro učitele, aby jim připravovala testy pro žáky na stisknutí jednoho tlačítka.
„Mezi naše úspěchy patří každodenní práce pro stovky škol a statisíce našich uživatelů.“
Co považujete za největší úspěch Edookitu za posledních 15 let?
Nelze vyzdvihnout jeden úspěch jako největší. Mezi naše úspěchy patří každodenní práce pro stovky škol a statisíce našich uživatelů, kterým dodáváme spolehlivý školní informační systém (ŠIS). Za úspěch také považujeme zlepšení komunikace mezi rodinami a školami a usnadnění života ředitelům, učitelům a rodičům. Pomáháme žákům zvládat jejich povinnosti, rodičům poskytujeme přehled nad studiem jejich dětí a šetříme čas učitelům, a to vše s velkým důrazem na bezpečnost.
Už nyní pracujeme na nových funkcích systému, které například umožní propojení Edookitu s výukovými online materiály Red Monster. Učitelé se budou moci více soustředit na výuku a stráví méně času přípravou. Žáci se budou vzdělávat zábavnou formou, což přispěje k lepšímu zapamatování učiva. Úspěchem je také rozšíření na trh v Německu a podpora nových způsobů vzdělávání v projektech s hodnocením kompetencí.
K používání Edookitu jsme se rozhodli v průběhu školního roku 2023/2024. Jedním z důvodů bylo zajištění kvalitnější informovanosti rodičů a žáků. Dalším důvodem bylo také blížící se zavedení povinnosti odevzdávat matriční data také za mateřskou školu.
Máme za sebou první jarní sběr dat a nutno dodat, že takto rychle a bezchybně odevzdaná matriční data jsme ještě neměli. Dále si velmi pochvalujeme školu bez dokumentace – papírová třídní kniha, katalogové listy, třídní výkazy, různé seznamy...Vše nyní najdeme díky Edookitu přehledně na jednom místě.
Velmi spokojeni jsme také s tím, jak rychle mohou být rodiče našich žáků informováni o prospěchu, domácích úkolech či akcích školy. Velkou výhodou jsou také ankety. Toto vše by nefungovalo bez odborných konzultací, které Edookit nabízí. Konzultanti Edookitu jsou vždy připraveni poradit a vyřešit problém buď telefonicky, nebo e-mailem.
Mgr. Lenka Chobotová, učitelka Základní školy T. G. Masaryka a mateřské školy Přibyslavice
O Edookitu
Edookit je komplexní školní informační systém, který propojuje školu s rodinou. Obsahuje vše pro školu od komunikace, rozvrhu, známkování, úkolů až po vysvědčení, třídní knihu, platby a elektronické GDPR souhlasy. Edookit používá přes 400 000 uživatelů – učitelů, rodičů a žáků – na stovkách škol v ČR, na Slovensku a Německu. Učitelé, žáci i rodiče ho používají na svých mobilech, tabletech a noteboocích. Edookit je držitelem akreditace MŠMT a provádí akreditovaná školení učitelů.
