Obchodní podmínky společnosti Edookit s.r.o.
do 31. 12. 2023
Tyto obchodní podmínky vydává společnost Edookit, s.r.o. se sídlem V kapslovně 2767/2, 130 00 Praha 3, IČ: 28341821, DIČ: CZ699004029 (dále jen Edookit). Tyto obchodní podmínky upravují smluvní vztah mezi Edookit a Školou – tedy osobou, která uzavřela nebo hodlá uzavřít s Edookit smlouvu dle těchto obchodních podmínek.
Definice pojmů GDPR – NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)Smlouva – smlouva o poskytování Systému Edookit, kterou tvoří objednávka spolu s těmito obchodními podmínkami
1. Předmět, trvání a výpověď Smlouvy
1.1. Smlouva upravuje vztah mezi Školou jako uživatelem systému vymezeného v čl. 2.1. těchto obchodních podmínek a správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 7 GDPR na straně jedné a Edookitem jako poskytovatelem Systému Edookit vymezeného v čl. 2.1. této Smlouvy a zpracovatelem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 8 GDPR na straně druhé.
1.2. Předmětem Smlouvy jsou veškerá práva a povinnosti, která vzniknou smluvním stranám v souvislosti s používáním systému, specifikovaného v čl. 2.1 této Smlouvy, na základě této Smlouvy.
1.3. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou a obě strany ji mohou vypovědět s tříměsíční výpovědní lhůtou, a to i bez udání důvodu.
1.4. Výpověď musí být písemná, výpovědní doba začíná běžet od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena druhé straně.
1.5. Účinky doručení písemnosti odesílané dle této Smlouvy, včetně výpovědi Smlouvy, nastávají okamžikem, kdy měl adresát možnost se s písemností seznámit, tj. v případě uložení zásilky na poště nastávají účinky doručení dnem uložení na poště.
2. Systém Edookit
2.1. Systém Edookit je provozován jako webová služba, zajištující podporu administrativy školy (dále jen „Systém“).
2.2. Systém je určen pro správu a zpracování osobních údajů, které Škola jako správce provádí (ve smyslu čl. 4 bodu 2 GDPR), a to zejména na základě zákona. č. 561/2004 Sb., zákona o předškolním, základním středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školského zákona), ve znění pozdějších předpisů. V rozsahu tohoto zákonného oprávnění Školy ke správě osobních údajů Škola touto Smlouvou pověřuje Edookit zpracováním osobních údajů spravovaných Školou.
2.3. Škola má na základě Smlouvy přístup k Systému v rozsahu všech jeho aktuálních modulů.
2.4. Funkce a moduly Systému budou průběžně aktualizovány bez nároku na dodatečné zpoplatnění nad rámec sjednané Ceny, určené v čl. 3 této Smlouvy.
2.5. Edookit se zavazuje, že žádnou z funkcionalit, existujících k okamžiku podpisu Smlouvy, nezruší bez funkční náhrady.
2.6. Veškerá data jsou majetkem Školy a jsou uložena na serverech, dedikovaných společnosti Edookit pro tento účel v profesionálním datacentru na území Evropské unie.
2.7. Škola má k dispozici neomezený datový prostor pro veškerá data s výjimkou souborových příloh. Pro souborové přílohy má Škola k dispozici datový prostor 100 GB. Souborové přílohy nad tento limit budou zpoplatněny dle aktuálně platného ceníku na webu Edookit. V případě navýšení ceny za uložení souborových příloh Edookit takové navýšení písemně oznámí Škole. Škola má možnost navýšení ceny do 15ti dnů od obdržení oznámení Edookit odmítnout s tím, že v takovém případě současně podá výpověď této smlouvy, do doby uplynutí výpovědní doby bude Škola ceny za uložení souborových příloh hradit cenu stanovenou před jejím navýšením. V případě marného uplynutí lhůty dle předchozí věty se má za to, že Škola s navýšením ceny souhlasí.
3. Cena
3.1. Služba definovaná v čl. 2 těchto obchodních podmínek bude poskytována za cenu určenou v objednávce. Cena je konečná a je vypočtena včetně DPH.
3.2. Instalace a počáteční nastavení systému nejsou součástí ceny podle čl. 3.1 těchto obchodních podmínek a budou poskytovány za cenu ve výši uvedené v ceníku. Cena je jednorázová, je vypočtena včetně DPH a bude zahrnuta do první faktury Edookit.
3.3. Počet žáků Školy rozhodný pro určení Ceny je počítán k prvnímu dni měsíce, ve kterém se fakturuje v souladu s čl. 4 těchto obchodních podmínek.
4. Fakturace
4.1. Fakturace ceny za služby dle této smlouvy bude provedena 1x ročně, a to ke dni uvedenému v objednávce. Následně ke stejnému dni po uplynutí 12 měsíců na následujících 12 měsíců předem.
4.2. Faktura bude vyhotovena a doručována elektronicky na e-mailovou adresu uvedenou v objednávce.
5. Povinnosti Edookitu
5.1. Edookit se zavazuje Škole poskytnout neomezený přístup do Systému po celou dobu trvání smluvního vztahu.
5.2. Edookit se zavazuje poskytovat Škole technickou podporu a podporu při nasazování Systému, které jsou součástí Ceny dle čl. 3 této Smlouvy.
5.3. Rozsah uživatelské podpory nad rámec čl. 5.2 těchto obchodních podmínek je zpoplatněn dle ceníku na webu Edookit platnému k vzniku okamžiku požadavku této podpory.
6. Ochrana osobních údajů a dat– povinnosti Školy
6.1. Škola určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Škola je jako správce odpovědná za zpracování osobních údajů žáků, učitelů a ostatních subjektů osobních údajů, jejichž osobní údaje spravuje.
6.2. Škola bere na vědomí, že se na ni může vztahovat povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Škola se zavazuje sdělit Edookitu jeho totožnost a kontaktní údaje za účelem spolupráce na úseku ochrany osobních údajů.
6.3. Škola bere na vědomí, že je povinna vést záznamy o činnostech zpracování ve smyslu čl. 30 odst. 1 GDPR.6.4. Škola je odpovědná za splnění podmínek zákonnosti zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 6 GDPR, za správné podřazení jednotlivých kategorií osobních údajů pod důvody zpracování a z toho vyplývající podmínku získání souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů. Edookit nabídne Škole v základním nastavení Systému vodítka k rozlišení důvodů zpracování.
7. Ochrana osobních údajů a dat – právní aspekt
7.1. Edookit se zavazuje s osobními údaji, spravovanými Školou, zacházet v souladu s GDPR a s prováděcími předpisy. Edookit zpracovává osobní údaje pouze v souladu s ustanoveními těchto obchodních podmínek a nepředává osobní údaje Školy do třetí země nebo mezinárodní organizaci. Samostatné zpracování osobních údajů je zakázáno, s výjimkou zpracování dat poskytnutých Školou při inicializaci systému, kdy je Edookit oprávněn samostatně zvolit optimální způsob zpracování dat k naplnění databáze. Edookit je oprávněn provést potřebné technické úpravy Systému.
7.2. Edookit se zavazuje, že bude zpracovávat a uchovávat pouze přesné osobní údaje tak, jak mu je Škola poskytne (a v případě požadavku Školy je bude aktualizovat), a to pouze za účelem stanoveným v čl. 2 těchto obchodních podmínek a po dobu trvání Smlouvy. Povaha a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorie subjektů osobních údajů jsou uvedeny v Příloze č. 1 těchto obchodních podmínek.
7.3. Edookit Škole poskytuje přiměřenou součinnost při zajišťování souladu s povinnostmi dle čl. 32 – 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Edookit k dispozici.
7.4 Edookit je povinen poskytnout Škole veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené GDPR, a umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Školou nebo jiným auditorem, kterého Škola pověřila, a k těmto auditům přispět. Škola je povinna oznámit audity Edookitu alespoň 10 (deset) pracovních dnů před plánovaným auditem.
7.5. Škola bere na vědomí, že odpovědnost za zpracování osobních údajů přechází na Edookit pouze v rozsahu, který odpovídá náplni Smlouvy, tedy ohledně technického zabezpečení zpracování osobních údajů, které Edookit poskytuje.
8. Ochrana dat – technický aspekt
8.1. Edookit se zavazuje, že s přihlédnutím ke stavu techniky nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob učiní vhodná opatření, aby nemohlo dojít k nahodilému nebo neoprávněnému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, poškození, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.
8.2. Edookit se tak konkrétně zavazuje, že bude data Školy zpracovávat těmito prostředky a způsoby:
8.2. Edookit se tak konkrétně zavazuje, že bude data Školy zpracovávat těmito prostředky a způsoby:
- uchováním dat v databázi (Škola má k dispozici vlastní instanci systému a vlastní databázi)
- dotazováním této databáze ze strany učitelského systému a rodičovského a studentského portálu
- ukládáním záloh této databáze na několika fyzických serverech (dle čl. 2.6 těchto obchodních podmínek)
- vypisováním této databáze (pomocí šifrovaného spojení protokolem SSL) pracovníky Edookitu za účelem diagnostiky a opravy chyb a poskytování požadované technické podpory;
- data Školy pravidelně zálohovat (minimálně 4x denně), a na vyžádání Škole veškerá zálohovaná data předávat ve formě výpisu dat z databáze a lhůtě dle požadavku Školy maximálně však do 30 dnů (šifrovaná/nešifrovaná);
- provozovat službu na šifrovaném protokolu HTTPSčinit odpovídající opatření pro zajištění její dostupnosti, a to zejména využíváním profesionálního datacentra (se zálohováním el. energie, násobným připojením do internetu s garancí dostupnosti min. 99 %) a zajištěním rychlého nasazení zálohy systému na jiný server v případě hardwarového výpadku;
- prostory, ve kterých jsou data fyzicky uchovávána, zabezpečovat prostřednictvím profesionálního datacentra splňujícího vhodné bezpečností standardy;
- přístup k systému a datům je řízen na základě principů minimalizace privilegií a need-to-know, tak aby byl přístup umožněn pouze autorizovaným osobám, přístupy k systému a datům jsou zaznamenávány;
8.3. Edookit se zavazuje zajistit v rámci Systému možnost uplatnění práv subjektu údajů, zejména práva na informace, práva na přístup k osobním údajům, práva na opravu a výmaz údajů, práva na omezení zpracování a práva na přenositelnost údajů, ve smyslu čl. 12 a násl. GDPR, a dále možnost udělení a odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů, které souhlasu podléhají.
8.4. Edookit je oprávněn zapojit do zpracování osobních údajů dalšího zpracovatele pouze jako poskytovatele datového úložiště. K tomuto dává Škola Edookitu výslovné obecné zmocnění. Edookit přijme přiměřená opatření k ochraně osobních údajů, které ukládá v datovém úložišti třetího zpracovatele. Edookit je na žádost Školy povinen sdělit Škole totožnost takového zpracovatele.
8.5. Edookit je z pokynu Školy povinen a oprávněn spolupracovat s dalšími zpracovateli, kteří na základě smlouvy poskytují Škole služby a k takovému poskytování využívají data ze Systému. Podrobnosti jsou upraveny ve zvláštní smlouvě.
8.6. Edookit je po ukončení poskytování služeb povinen v souladu s rozhodnutím Školy všechny osobní údaje buď vymazat, nebo je vrátit Škole, a vymazat existující kopie nebo zálohy, pokud není podle právních předpisů povinen dané osobní údaje uchovat.
9. Ochrana informací – mlčenlivost
9.1. Škola i Edookit se zavazují dodržovat mlčenlivost o všech důvěrných informacích o spolupráci mezi Školou a Edookitem, a to během trvání vzájemného smluvního vztahu i po jeho skončení.
9.2. Důvěrnou informací jsou veškeré informace, které si smluvní strany sdělí, za důvěrnou označí nebo z jejíž povahy to vyplývá, a to bez ohledu na formu a způsob jejího sdělení či zachycení.
9.3. Edookit je povinen zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti.
10. Odpovědnost za škodu
10.1. Smluvní strany si sjednávají omezení výše náhrady škody tak, že celková částka náhrady škody vzniklá na základě smlouvy ve smyslu těchto obchodních podmínek či v souvislosti s ní, vyjma případů, kdy se jedná o škodu na životě a na zdraví, úmyslně způsobenou škodu, škodu způsobenou pod vlivem návykových látek nebo škodu, u níž omezení odpovědnosti vylučuje zákon, nepřevýší částku 10.000,- Kč (slovy deset tisíc korun českých).
11. Způsob platby
11.1 Cena za zboží a služby bude hrazena prostřednictvím platebního systému +4U Fair Pay, jehož provozovatelem je obchodní společnost Plus4U Fair Pay a.s., IČO 02508486, se sídlem V Kapslovně 2767/2, Praha 3, která zajišťuje platební služby na základě povolení uděleného Českou národní bankou k činnosti poskytovatele platebních služeb malého rozsahu. Společnost Plus4U Fair Pay a.s. za tímto účelem při první objednávce zboží nebo služby zřídí Uživateli virtuální platební účet v rámci Služby +4U, na němž budou následně evidovány všechny platby za nákup zboží a služeb. Společnost Plus4U Fair Pay a.s. je v tomto směru příjemcem plateb a zúčtovací jednotkou, přičemž plně odpovídá za realizaci uvedených plateb, a to dle obchodních podmínek dostupných na http://www.plus4u.net/fair-pay/terms.
11.2 Platby kartou a online bankovními převody pro společnost zajišťuje platební brána ComGate. Poskytovatel služby, společnost ComGate Payments, a.s., je licencovaná Platební instituce působící pod dohledem České národní banky. Platby probíhající skrze platební bránu jsou plně zabezpečeny a veškeré informace jsou šifrovány.
ComGate Payments, a.s.
Gočárova třída 1754 / 48b, Hradec Králové
E-mail: platby-podpora@comgate.cz
Tel: +420 228 224 267
ComGate Payments, a.s.
Gočárova třída 1754 / 48b, Hradec Králové
E-mail: platby-podpora@comgate.cz
Tel: +420 228 224 267
- Platba kartou - Zákazník do rozhraní platební brány ComGate zadá číslo karty, datum platnosti a CVC kód – tři čísla, která najde v podpisovém proužku na zadní straně karty. Vše je zabezpečeno standardem 3D Secure, a tak bude nejspíš požádán o zadání číselného kódu, který obdrží SMSkou od své banky.
- Platba online bankovním převodem - Okamžitá platba prostřednictvím internetového bankovnictví. Platební brána ComGate zákazníka přesměruje do jeho internetového bankovnictví, kam se přihlásí jako obvykle a zde potvrdí už připravený platební příkaz.
- Ostatní nabízené platební metody pro společnost zajištuje přímo společnost Plus4U Fair Pay a.s.
Reklamaci zaplacené platby prostřednictvím platebního systému +4U Fair Pay vyřizuje společnost Plus4U Fair Pay a.s., IČO 02508486, se sídlem V Kapslovně 2767/2, Praha 3 a to dle reklamačního řádu dostupného na https://www.plus4u.net/fair-pay/complaints
12. Závěrečná ustanovení
12.1. Smlouva se řídí právním řádem České republiky, zejména GDPR, prováděcími předpisy k GDPR a občanským zákoníkem.
12.2. Jestliže některé ustanovení těchto obchodních podmínek se ukáže či stane neplatným či neúčinným, nemá tato skutečnost vliv na platnost či účinnost ostatních smluvních ujednání. Strany se zavazují bez zbytečného odkladu takové ustanovení nahradit ustanovením, které je postiženému ustanovení nejbližší svým smyslem a účelem.
12.3 Edookit je oprávněn tyto obchodní podmínky jednostranně doplňovat a měnit. O změnách je Edookit povinen Školu informovat prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného v objednávce. Škola je oprávněna do 30 dnů od oznámení o změně obchodních podmínek Smlouvu vypovědět. Pokud tak neučiní, počínaje uplynutím 30 dnů od oznámení se na Školu vztahuje nové znění obchodních podmínek. Příloha č.1
Povaha a účel zpracování
Správa a zpracování osobních údajů, které Škola jako správce provádí (ve smyslu čl. 4 bodu 2 GDPR), a to zejména na základě zákona. č. 561/2004 Sb., zákona o předškolním, základním středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školského zákona), ve znění pozdějších předpisů.
Typ osobních údajů
Absence zaměstnanců, Údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání, Matrika - Speciální potřeby, Aprobace, Úraz - Aktualizované hlášení, Matrika - Vzdělávání, Asistentství, Úraz - Svědci, Matrika - Zkoušky, Docházka časová, Úraz - Zákonný zástupce,,Maturity/závěrečné zkoušky, Docházka do hodin, Úrazy - Úraz, Obědy - Objednávka, Dokumenty o zkoušce, Úrazy - Úraz zaviněn jinou osobou, Obědy - Trvalá objednávka, Doporučení poradenského zařízení a podpůrná opatření, Úrazy - Zraněná osoba, Omluvenky, Důležitá sdělení žáka, Výchovné opatření, Osobní systémové údaje, Hodnocení celkové, Výpůjčky, Platby, Hodnocení průběžné/aktivita v hodině, Vysvědčení, Požadavky na školu, Hodnocení zkoušky/části, Vytvořené zprávy, Průchody, Hospitace, Základní osobní údaje, Předplatné, Konání zkoušky, Zápis do kurzu/praxe, Přihláška, Log přihlášení, Zápis do organizace, Přihláška do družiny, Log přístupů, Zápis do třídy/skupiny,Matrika - Jazyky, Zástupce jiné osoby (žáka), Přihlašovací údaje, Přijaté zprávy, Suplovací pohotovost.
Kategorie subjektů osobních údajů
- Žák
- Zaměstnanec
- Rodič
- Jiná osoba
- Uchazeč
- Zástupceuchazeče
- Absolvent
V Praze dne 10.2. 2022
